Banner

Interne communicatieproblematiek ... en nu?

interne communicatie problemenVerloopt de onderlinge communicatie en afstemming tussen afdelingen moeizaam? Lijken werkprocessen te verzanden in onbedoelde misverstanden? Lukt het teams maar niet om effectief en productief te worden?

Vaak wordt bij zulke problemen naar individuen gekeken, maar vraagstukken in de interne communicatie kunnen ook heel andere oorzaken hebben. We zien ze vaak bij afdelingen of teams die sterk van elkaar afhankelijk zijn in het werk. Als deze afdelingen of teams ieder hun eigen doelen hebben en deze doelen elkaar niet voldoende ondersteunen, kan een 'eilandcultuur' ontstaan. Iedere afdeling is dan uitsluitend gericht op de eigen doelstellingen en de doelstellingen van de organisatie als geheel worden uit het oog verloren. Dit kan medewerkers het totaaloverzicht over de organisatie en het werkproces ontnemen. Conflicterende doelen en opvattingen en gebrek aan overzicht kunnen leiden tot meningsverschillen, irritaties en concurrentievorming tussen afdelingen onderling. Uiteindelijk resulteert dit vaak in een gebrekkige onderlinge communicatie.

3 redenen waarom gedragsregels opstellen niet werkt bij interne communicatieproblematiek

Om het werk toch te kunnen doen, gaan organisatieleden in zo'n situatie soms min of meer noodgedwongen op zoek naar alternatieve wegen, buiten de door het management beoogde wijze van organiseren om. Maar daar wordt de interne communicatie vaak niet beter van. Regelmatig ontstaan er vicieuze cirkels en vastlopende patronen. Managers proberen het probleem soms op te lossen door gedragscodes voor te schrijven, maar regels en gedragscodes voorschrijven helpt vaak niet om drie redenen:

  1. Ze grijpen alleen aan op de communicatie, maar raken niet de onderliggende oorzaken. Communicatieproblematiek is meestal een symptoom en geen oorzaak. Immers, zoals hierboven ook beschreven: moeizame interne communicatie staat vrijwel nooit op zichzelf maar heeft vaak ook te maken met werk-gerelateerde factoren zoals bijvoorbeeld werk- en taakdeling, onderlinge afhankelijkheden, systemen, sturing en beoordeling, werkdruk,...
  2. Het voorschrijvende karakter van gedragsregels maakt dat ze niet werken. Een "tell and sell" benadering waarin gedragsregels worden voorgeschreven kan zelfs een heel eigen contraproductieve dynamiek oproepen, los van het oorspronkelijke probleem. Als mensen zich door voorschriften beoordeeld of gewantrouwd voelen, kan dat tegengedrag of duikgedrag oproepen. Een goedbedoelde interventie roept dan uiteindelijk een nieuwe contraproductieve dynamiek op. (Over deze dynamiek werd al door verschillende auteurs gepubliceerd, denk bijvoorbeeld aan Sartre, Bateson, Vermaak, Moeskops, Werkman, ..).
  3. Ten slotte geven gedragsvoorschriften geen concrete handvatten om uit de defensieve patronen en emoties te stappen die moeizame interne communicatie veroorzaken. Mensen vinden het zelf vaak ook helemaal niet prettig als de samenwerking op het werk moeizaam verloopt, maar weten vaak ook gewoon niet hoe ze dat kunnen veranderen. Soms zijn manieren van reageren op elkaar en de veronderstellingen die daaraan ten grondslag liggen, over de tijd zo diep ingesleten dat bepaalde woorden of seintjes al gevoeligheden oproepen.


Naar effectieve interne communicatie

Zinvoller is het om op zoek te gaan naar de oorzaken van de moeizame interne communicatie en communicatie opnieuw uit te vinden. Dat kan een taai proces zijn waarin betekenissen die mensen geven aan elkaar en het werk worden blootgelegd en zicht ontstaat op het patroon van oorzaken en gevolgen. Maar meestal is het een aanleiding om eens een keer een goed gesprek te hebben met elkaar en een aantal obstakels die velen frustreren, samen effectief uit de weg te ruimen. Gelukkig zijn er mooie manieren en methoden voorhanden om zo'n proces vorm te geven. De volgende 3 vragen kunnen al heel behulpzaam zijn om de oorzaken van een moeizame interne communicatie beter te begrijpen. Bovendien geven ze eerste handvatten voor verbetering:

  1. Om welke gevoeligheden draaien de fricties steeds en kunnen we daar bepaalde patronen van oorzaak en gevolg uit destilleren?
  2. Hoe houdt de werkcontext -bijvoorbeeld de manier waarop het werk is georganiseerd of factoren in de aansturing- contraproductieve manieren van communiceren mede in stand en waar liggen mogelijkheden tot verbetering?
  3. Wat hebben mensen van elkaar nodig om het werk goed te kunnen doen en lekker in hun vel te zitten?

 

© Renate Werkman, Kantelwerkers.

comments powered by Disqus