Banner

Communicatie en organisatieverandering

Er zijn verschillende perspectieven op communiceren in veranderingsprocessen die van elkaar verschillen in de mate waarin communicatie wordt gezien als instrumenteel 'middel' of als proces van betekenisgeving. Ze verschillen onderling nogal in effectiviteit. En in de mate waarin ze weerstand tegen verandering oproepen ..

Communicatie als "ding" of middel

In het eerste en meest voorkomende perspectief wordt communicatie als een middel gezien. Deze benadering komt vooral veel voor in geplande veranderingsprocessen gekenmerkt door een scheiding tussen denkers en doeners. Communicatie in verandering wordt in dit perspectief vaak benaderd vanuit een instrumenteel perspectief. Bedenkers van verandering geloven dat de aard en noodzaak van geplande verandering duidelijk kan worden gemaakt en dat mensen voor verandering kunnen worden gemobiliseerd via communicatie als informatie- of overtuigingsmiddel. Communicatie dient als legitimatie van de doelen en de veranderaanpak als dé manier om het doel te bereiken. Daarnaast beoogt het duidelijk te maken welke voordelen organisatieleden ondervinden van veranderingen (vgl. Armenakis 2002).

Vanuit dit perspectief pogen veranderaars organisatieleden te overtuigen van hun plannen met als doel hun gedrag te veranderen. De achterliggende gedachte is om organisatie en medewerkers te beïnvloeden en aan te zetten tot verandering middels overtuiging en het overwinnen van weerstanden (Van Ruler 2004a). Communicatie heeft daarnaast vaak als doel onzekerheidsreductie te bewerkstelligen (vgl. Buono 1989; DiFonzo 1998). Ook wordt communicatie wel gezien als middel om gemeenschappelijkheid, identiteit, draagvlak en steun te creëren (vgl. De Ridder 2002; Meyer 1997).

De veronderstelling bij dit instrumentele perspectief op communiceren is dat 'weerstand' tegen verandering met communicatie kan worden tegengegaan of voorkomen. Organisatieleden kunnen warm gemaakt worden voor veranderingen door vanuit het management op de juiste wijze te communiceren en aandacht te geven aan individuele onzekerheden en bezorgdheden. Over communicatie wordt vanuit dergelijke benaderingen dan ook vaak gesproken als ware het een entiteit: het gaat vaak over 'de communicatie' in plaats van over communiceren als proces. Maar communicatie is geen instrumenteel 'ding' dat van veranderaars naar medewerkers gaat. Evenmin zijn organisatieleden objecten die zich zomaar aanpassen aan communicatieve boodschappen van veranderaars; zij praten terug. Wanneer organisatieleden de plannen van het management niet onderschrijven heeft het management een probleem; het zijn immers organisatieleden die in belangrijke mate bepalend zijn voor het succes van veranderingen (Van Ruler 2004a). Communicatie als middel om mensen te informeren en te overtuigen van de aard en noodzaak van veranderingen leidt niet vanzelfsprekend tot meer duidelijkheid en een breed gedragen koers. Het overtuigen van medewerkers om ingrepen in organisatiekenmerken te legitimeren, leidt vaak zelfs tot cynisme en weerstand (Werkman 2006).

Communicatie als proces van interactie en gezamenlijke betekenisgeving

Duidelijkheid over de veranderkoers en een gedragen koers blijken juist samen te hangen met een positief beoordeelde aanpak, dialoog en veranderen als een gezamenlijk proces (Werkman 2006). Vanuit een interactief perspectief op veranderen, ondersteund door interactieve veranderstrategieën wordt communicatie gezien als wederzijds proces. Organisatieleden zijn positiever over de verwachte uitkomsten van veranderingen als er aandacht is voor het proces van veranderen en met complexiteit van verandering wordt omgegaan door te streven naar participatie, delegatie, decentralisatie en leren (vgl. Buelens 2000; Beer 2000; Boonstra 2004). Onderzoek toont aan dat zo'n gezamenlijke uitwerking van de koers, doelen en aanpak steun en inzet voor veranderingen levert. Hoe meer aandacht voor dialoog, programmatisch veranderen en onderhandelen, hoe groter de uitkomstverwachting en de steun en inzet.

Bron: proefschrift Werelden van Verschil.